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管理的學問（一）
發布時間：2019-05-20 來源：廣東中之鑒認證有限公司
關于如何提高工作效率的幾點建議
鄺思敏
鄺思敏
年復一年、日復一日，高強度、極具重復性的工作已讓許多員工身心疲憊。公司每一個崗位都須付出大量的時間與耐心去處理工作中反復出現的問題，永遠沒有休止的工作使大家幾乎都成了工作的機器。顯然，如何提高工作效率，已成為當前必須解決的問題。下面，本人將對在日常工作中，如何提高工作效率做出幾點建議，希望可以使工作效率得到改善和提高。
1、每天定時完成日常工作
每一個崗位每天都需要做一些反反復復的工作，這些工作包括處理文件、資料、和同事或上級的交流、和企業必要的交流等等。這些常規的工作雜亂而瑣碎，如果你不小心對待，它們可能隨時都會跳出來騷擾你，使你無法專心致志地完成別的任務，或者會由于你的疏忽帶來不可估量的損失。
處理這些日常工作的最佳方法是定時完成，在每天預定好的時刻集中處理這些事情，可以是一次也可以是兩次，并且一般都安排在上午或下午工作開始的時候，而在其他時候，根本不要去想它。
除非有什么特殊原因，否則，強迫自己在預定時刻之內不要因為非預定的工作要亂了陣腳。這樣，處理這些事務的效率才會提高，并且不會給你的其他主要工作帶來困擾。
2、安排好隨時可進行的備用任務，以不浪費時間
我們常常會遇到這樣的情況：經過一輪沖鋒，將手頭上的幾項緊急的任務都完成后，不想做任何需要投入精力的工作，而下班的時間還未到來。
通常，遇到這些情況時，我們會采用兩種方法去對待：或者百無聊賴地等待，或者隨便拿起一項工作來做。無所事事地等待是最浪費時間的一種做法，而隨便進行一項工作，最可能的結果是工作效率極其低下，而真正需要處理的事務確被忘卻。
對待這樣的空白時間最好的方法是：預先準備備用的任務，而利用這樣的時間去進行它。這樣的備用任務要求具備的特點是：不需要耗費大量的腦力去思考；隨時可以開始，隨時可以中斷，并且下次可以繼續進行；沒有太大的時間壓力，不必在某個時間非完成不可。
如果你安排好了這樣的任務，不但可以把這些需要等待的空白時間充分利用起來，并且還可以在日積月累下獲得額外的收獲。
3、列出工作計劃，并且用明顯的方式提示完成的進度
工作計劃是必不可少的，這種計劃并不是為了向誰匯報，也不是為了給自己增加壓力，而是為了讓自己記住有哪些事情需要去做，而不是被無形且又說不清楚的工作壓力弄得暈頭腦漲，煩躁不已。
首先，在每周的開始列出本周的計劃。計劃的內容就是本周準備做哪些事情，除非有嚴格時間限制的任務（例如：周三技委會前必須提交出的資料或注撤消名單等），否則，周計劃無須設定每項任務擬訂的進行時間，也沒有必要詳細去說明任務的內容。你只需要一些提示，讓自己不會忘記本周要做的工作。
其次，每天早上列出時間表，從周計劃中選擇出當天必須做的事，并安排具體時間去完成。例如，先列出所有需要打的電話，和每個電話的內容，從早上九點半到十一點半之間安排與企業溝通的時間。這張時間表應該隨時在身邊，一抬眼就能看到，隨時都可以提醒自己下一步工作的內容。
最后，必須進行工作計劃的總結。用粗筆把已做完的事從周計劃和日時間表中重重地劃去，然后，把當日或當周沒有完成的工作抄寫到下一日或下一周的計劃中去。
制定計劃的根本目的不是給自己施加任何壓力，而是給自己一個清晰的、有準備的工作安排。因此，不要為未完成預定的任務而煩惱，而是要記住這些任務，并且盡快安排時間去完成。同時，工作計劃不但不會帶來壓力，還會給你帶來自信和成就感。當你看到面前成堆的任務被狠狠地劃去時，就象征服和消滅敵人一樣暢快淋漓。
4、善于思考和總結
無論是漂亮地完成一項任務或是完成的不夠盡人意時，不要急于沾沾自喜或馬上灰心喪氣。靜下心來，總結自己成功的心得或失敗的原因。善于總結和思考才能使自己在不斷的磨練中蛻變。
